ALLGEMEINE HINWEISE ZUM DATENSCHUTZ
Wir freuen uns, dass du unsere Website besuchst und bedanken uns für dein Interesse. Der Datenschutz hat in unserem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Im Folgenden informieren wir dich darüber, wie wir mit deinen personenbezogenen Daten umgehen, wenn du unsere Website nutzt. Personenbezogene Daten sind dabei alle Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst.
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Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgrundverordnung:
Studierendenwerk Paderborn, Anstalt des öffentlichen Rechts
Mersinweg 2
33100 Paderborn
Telefon: +49 (0) 5251 89207-101
E-Mail: info@stwpb.de
Web: www.stwpb.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen können Sie wie folgt erreichen:
Studierendenwerk Paderborn, Anstalt des öffentlichen Rechts
Mersinweg 2
33100 Paderborn
E-Mail: datenschutz@stwpb.de
1. Erfassung allgemeiner Informationen
Wenn Sie auf unsere Webseite zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet Service Providers und Ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Anonyme Informationen dieser Art werden von uns statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und dessen technische Plattform stetig zu optimieren.
2. SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.
3. Cookies
Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Webseitenserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem über Ihren Computer und Ihre Verbindung zum Internet.
Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen.
In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung eine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten hergestellt.
Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Sie können die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.
Derzeit verwenden wir auf unserer Seite ausschließlich für den Betrieb unserer Webseite technisch notwendige Cookies. Dabei stützen wir uns gem. Art. 6 (1) lit. f) als Rechtsgrundlage auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb unserer Webseite.
4. Anfragen per E-Mail
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, mit uns per E-Mail auf unserer Website in Verbindung zu treten.
Die zu diesem Zweck von Ihnen gemachten Angaben werden basierend auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 (1) lit. a) DSGVO ausschließlich zur Kontaktaufnahme mit Ihnen im Zuge der Bearbeitung Ihrer Anfrage/ E-Mail gespeichert. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung erfolgt nicht. Mit der Übersendung einer Anfrage per Mail bzw. mit der Eingabe Ihrer Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) in das Kontaktformular geben Sie uns Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten sowie deren Nutzung zur Kontaktaufnahme. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise an anderer Stelle auf unserer Website erhoben werden, erfolgt nicht.
5. Verarbeitung der Daten bei der E-Mail-Kommunikation
Alle E-Mails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres E-Mailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet und zur Bearbeitung der E-Mail verwendet.
Alle eingehenden und alle versendeten E-Mails werden in unserem zentralen E-Mailarchiv erfasst und in der Regel zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung für max. 10 Jahre gespeichert. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur E-Mails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen E-Mails und anderen E-Mails ist technisch nicht möglich. Daher werden alle E-Mails archiviert. Zugriff auf archivierte E-Mails haben nur ausgewählte Mitarbeitende zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studierendenwerk Paderborn, wenn die Inhalte von E-Mails hierfür benötigt werden.
6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen ist Art. 6 (1) lit. a) DSGVO. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich, so bildet Art. 6 (1) 1 lit. b) DSGVO die erforderliche Rechtsgrundlage. Unterliegt unser Unternehmen der Maßgabe einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise im Bereich des Steuerrechts, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 (1) lit. c) DSGVO.
Unter Umständen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. In diesem Falle wäre Art. 6 (1) lit. d) DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
Verarbeitungsvorgänge können ggf. auch auf Art. 6 (1) 1 lit. f) DSGVO beruhen. Dies ist dann der Falle, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns auf einem berechtigten Interesse unseres Unternehmens oder eines Dritten beruht.
7. Löschung bzw. Sperrung der Daten
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir führen mit Ihren von uns verarbeiteten Daten keine automatische Entscheidungsfindung oder ein sog. „Profiling“ durch.
9. Online-Bewerbung um einen Wohnheimplatz
Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren unseres externen Dienstleisters tl1 GmbH Software-Entwicklung ein, mit dem wir hierzu gem. Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) geschlossen haben. Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um über die Vergabe eines Wohnheimplatzes entscheiden zu können. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Bearbeitung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Administration unserer Wohnheimplätze erfragen, wie z.B. aufgrund einer Anschriftenermittlung bei Mietschulden. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnheimplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrags. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 (1) lit. b) und c) DSGVO zur Anbahnung und Durchführung eines Wohnheimmietvertrags mit Ihnen und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden. Soweit die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a EU-DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage.
Ihre Online-Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde. Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit.
10. Einstellen von Privatzimmern
Wir bieten Vermieterinnen und Vermietern von Privatzimmern für Studierende die Möglichkeit, diese auf unserer Webseite entsprechend anzubieten. Hierzu ist vorab seitens der Vermieterin bzw. des Vermieters eine Registrierung erforderlich, bei der wir Vorname, Name und E-Mail-Adresse erfassen. Die hier erfassten Daten verwenden wir ausschließlich zum Zwecke der Vermittlung von Privatzimmern.
Die Daten werden auf Grundlage von Art. 6 (1) lit. a) DSGVO basierend auf Ihrer Einwilligung als Vermieterin bzw. Vermieter verarbeitet. Ihre Daten werden von uns so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der o.g. Zwecken erforderlich ist, außer wir sind auf Grund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet. Unabhängig davon können Sie jederzeit von sich aus die von Ihnen eingestellten Daten korrigieren bzw. Ihren gesamten Account löschen.
11. Bewerbungen
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Bewerbung zusenden oder mitteilen – per Post, per E-Mail, online über unsere Webseite, im Telefonat oder im persönlichen Gespräch. Zur Erfassung Ihrer Daten bei einer Onlinebewerbung nutzen wir Funktionalitäten der in unserem Auftrag handelnden Firma BITE GmbH, mit der wir hierzu gem. Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) geschlossen haben. Falls Sie Ihre Daten bei einer Stellenvermittlung eingegeben haben und wir die Daten dort abgerufen haben, erhalten wir Ihre Daten von dieser Stellenvermittlung.
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung für vakante Stellen zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Ihre Bewerbungsdaten werden auf Grundlage von Art. 6 (1) lit. b) DSGVO zur Anbahnung bzw. Durchführung eines Arbeitsvertrages in Verbindung mit § 26 BDSG von uns verarbeitet. Danach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sie stellen uns Ihre personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung, es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig sind, kann es sein, dass sich dies negativ auf den Erfolg Ihrer Bewerbung auswirkt.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, übernehmen wir Ihre Daten in unser Personalverwaltungssystem. Im Falle einer Absage werden die Daten von Bewerbenden spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht, es sei denn, Sie erklären Ihr ausdrückliches Einverständnis mit einer längerfristigen Speicherung für eine eventuell spätere freie Stelle gem. Art. 6 (1) lit. a) DSGVO; dann erfolgt die Löschung spätestens nach zwei Jahren.
Sollte eine Verarbeitung der Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, erfolgt dies auf Basis von Art. 6 (1) lit. f) DSGVO zur Wahrnehmung berechtigter Interessen zur Geltendmachung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen.
12. Nutzung der DeliCard
Die DeliCard ist das bargeldlose Zahlungsmittel in den gastronomischen Einrichtungen und in den Waschsalons des Studierendenwerks Paderborn. Über unsere Webseite bieten wir Nutzerinnen und Nutzern der DeliCard die Möglichkeit, auf ihr DeliCard-Kundenkonto zuzugreifen, um ihre Kundendaten (Name, Vorname, Kartennummer, Verbrauchergruppe etc.) einzusehen und ggf. zu korrigieren. Ebenso können Sie über den Onlinezugang auch die Ihrem Kundenkonto zugeordneten Transaktionen (gekaufte Artikel, Einzelpreis, Gesamtpreis, Aufladungen) und das aktuelle Restguthaben einsehen. Des Weiteren können Sie über den Onlinezugang den bargeldlosen EasyLoad-Service einrichten oder ihre Bankverbindung anpassen. Nur bei EasyLoad-Nutzern werden zusätzlich der Name und die Bankverbindung gespeichert. Als Datenquelle werden nur die Angaben der EasyLoad-Nutzer und deren Bankkarte verwendet
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist gem. Art. 6 (1) lit. a) DSGVO Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung, die Sie beim Empfang der DeliCard unterzeichnet haben. Auf Grund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen speichern wir DeliCard-Daten für 10 Jahre.
13. Verwendung von Matomo
Wir nutzen auf unserer Website den Webanalysedienst Matomo (www.matomo.org) der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland. Die Datenverarbeitung erfolgt gem. Art. 6 (1) lit. f) DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zur Sicherstellung der Sicherheit und zur laufenden Optimierung unsere Seite. Hierzu können ggf. Cookies eingesetzt sowie pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und ausgewertet werden.
Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internet-Browsers des Seitenbesuchers gespeichert werden. Die Cookies ermöglichen unter anderem die Wiedererkennung des Internet-Browsers. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten (einschließlich Ihrer pseudonymisierten IP-Adresse) werden auf unseren Servern verarbeitet. Die durch das Cookie erzeugten Informationen im pseudonymen Nutzerprofil werden nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Website persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt.
Ihre pseudonymisierten Daten werden von uns so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der o.g. Zwecken erforderlich ist – maximal für zwei Jahre. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Matomo finden Sie hier: https://matomo.org/privacy-policy/.
Ihr Besuch dieser Webseite wird aktuell von der Matomo Webanalyse erfasst. Diese Checkbox abwählen für Opt-Out.
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14. Videosprechstunde
Wir bieten auf unserer Website auf freiwilliger Basis eine Videosprechstunde mit dem Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Paderborn an. Hierzu setzen wir die Software „RED-connect“ ein. RED-connect ist gemäß den Anforderungen der kassenärztlichen Bundesvereinigung zur Verwendung für ärztliche Videosprechstunden zertifiziert. Anbieter ist von RED-connect ist die RED Medical Systems GmbH, Lutzstraße 2, 80687 München. Die Video-, Sprach- und Textübermittlung des Videoberatungsgesprächs erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Personenbezogene Daten werden auf Grundlage von Art. 6 (1) lit. a) DSGVO basierend auf Ihrer freiwilligen schriftlichen Einwilligung in die Nutzung des o.g. Systems verarbeitet. Es erfolgt keine Aufzeichnung oder Speicherung der Gespräche. Sie erhalten die konkrete Einladung zu einem Videoberatungsgespräch in unverschlüsselter Form an die von Ihnen genannte Mail-Adresse.
15. Social Media
Wir betreiben neben dieser Website auch verschiedene Social-Media-Kanäle. Derzeit haben wir Präsenzen auf Facebook, Instagram und YouTube. Sie können unsere Seiten dort über die entsprechenden Schaltflächen auf unserer Website erreichen. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie diese Seiten und deren Funktionen in eigener Verantwortung nutzen.
Beim Besuch unserer Präsenz auf den genannten Plattformen werden ggf. personenbezogene Daten an den Betreiber der jeweiligen Plattform übermittelt und von diesem verarbeitet, wie z.B. IP-Adresse, genutzter Prozessortyp und Browserversion samt Plug-Ins. Die in diesem Zusammenhang über Sie erhobenen Daten werden vom Anbieter des sozialen Mediums verarbeitet und dabei u.U. auch in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen.
Sofern Sie während des Besuchs einer solchen Website dort mit Ihrem persönlichen Benutzerkonto eingeloggt sind, kann der Betreiber den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Wenn Sie dies vermeiden möchten, sollten Sie sich vor dem Besuch unserer Online-Präsenz dort beim Betreiber der jeweiligen Plattform abmelden bzw. die Funktion „angemeldet bleiben“ deaktivieren, die auf Ihrem Gerät vorhandenen Cookies löschen sowie Ihren Browser beenden und neu starten.
Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch den Betreiber der jeweiligen Plattform sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den jeweiligen Datenschutzhinweisen:
Facebook: https://de-de.facebook.com/about/privacy/
Instagram: https://help.instagram.com/519522125107875
YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de
Wir erheben und verarbeiten unsererseits darüber hinaus keine Daten aus Ihrer Nutzung unserer Präsenzen auf den entsprechenden Social Media Plattformen.
16. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Sperre, Löschung und Widerspruch
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder, abgesehen von der vorgeschriebenen Datenspeicherung zur Geschäftsabwicklung, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte wenden Sie sich dazu mit einer E-Mail an datenschutz@stwpb.de an unseren Datenschutzbeauftragten.
Damit eine Sperre von Daten jederzeit berücksichtigt werden kann, müssen diese Daten zu Kontrollzwecken in einer Sperrdatei vorgehalten werden. Sie können auch die Löschung der Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Archivierungsverpflichtung besteht. Soweit eine solche Verpflichtung besteht, sperren wir Ihre Daten auf Wunsch.
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns per E-Mail an datenschutz@stwpb.de mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.
Wir haben für die Bearbeitung Ihres Anliegens eine gesetzliche Stellungnahmefrist von vier Wochen, welche in Ausnahmefällen um weitere vier Wochen verlängert werden kann. Wir sind bestrebt, Ihr Anliegen innerhalb der ersten vier Wochen nach Zugang Ihres Anliegens vollständig zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir auf Grund gesetzlicher Speicherfristen auch nach einem Antrag auf Löschung noch zur Speicherung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen verpflichtet sein können.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
17. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Paderborn, Januar 2026
Informationspflicht Datenschutz nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, etc.)
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Studierendenwerk Paderborn AöR
Mersinweg 2 | 33100 Paderborn
Telefon: 05251 89207-101
Einen direkten Kontakt finden Sie hier auf unserer Internetseite.
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Studierendenwerk Paderborn AöR
Mersinweg 2 | 33100 Paderborn
Telefon: 05251 89207-160
Einen direkten Kontakt finden Sie hier auf unserer Internetseite.
2. Welche Daten verarbeiten wir? Welche Quellen nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen von Geschäftsbeziehungen als Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern etc.) über das Kontaktformular unserer Homepage, telefonisch, elektronisch, schriftlich oder auch persönlich zur Verfügung stellen.
Das sind personenbezogene Daten wie Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-/Faxnummer, Geburtsdaten, Bankverbindung bei Kunden zudem ggf. Bonitätsdaten, Staatsangehörigkeit und Ausweisdaten.
3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung des Geschäftspartners sowie der Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, der Bewertung von Bonität und Sicherheiten, der Erstellung von Abrechnungen, Gutschriften, der Verwaltung und Durchsetzung von Forderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Datensicherheit sowie im Interesse einer umfangreichen Kundenbetreuung.
Zur Kommunikation verarbeiten wir zudem die Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner beim Geschäftspartner.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der weiteren Datenschutzgesetze im Rahmen Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a EU-DSGVO, zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 b EU-DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO und im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f EU-DSGVO. Unser berechtigtes Interesse hierbei besteht in der Kontaktaufnahme zur Vertragsanbahnung und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Die freiwillig angegebenen Daten werden ausschließlich für die Zwecke verwendet, für die sie überlassen wurden. Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls Ihre Angaben jedoch nicht vollständig sind, kann sich dies negativ auf einen möglichen Vertragsabschluss auswirken.
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Wir nutzen für die Organisation, Verwaltung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten; die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.
Darüber hinaus werden Ihre Daten intern ausschließlich den Personen in unserem Hause zur Verfügung gestellt, die diese für die Abwicklung der Geschäftsbeziehungen benötigen.
Nach erfolglosem Mahnverfahren werden Ihre Daten zur Verfolgung unserer berechtigten Ansprüche an ein Inkassounternehmen weitergeleitet.
5. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen von uns abgefragt werden, werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Vertragsabwicklung und eventuelle nachträgliche vertragsbezogene Korrespondenz nötig ist bzw. im Falle handels- und/oder steuerrechtlich relevanter Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, so lange, wie die gesetzlichen Fristen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung eine Aufbewahrung dieser Dokumente vorsehen.
Bei allgemeinen Anfragen, die per E-Mail oder Kontaktformular an uns gerichtet werden, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten nur zum Zwecke der jeweiligen Korrespondenz gespeichert. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung findet nicht statt. E-Mails werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben nach 10 Jahren gelöscht.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 EU-DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 EU-DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß dem Landesdatenschutzgesetz NRW.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, die Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.
8. Widerruf von Einwilligungen
Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.
Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.
9. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.
Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
10. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Bei weiteren Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten.
Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2018
Informationsblatt Datenschutz nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO (PDF)
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der DeliCard und dem EasyLoad.
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Studierendenwerk Paderborn AöR
Mersinweg 2 | 33100 Paderborn
Telefon: 05251 89207-101
Einen direkten Kontakt finden Sie hier auf unserer Internetseite.
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Studierendenwerk Paderborn AöR
Mersinweg 2 | 33100 Paderborn
Telefon: 05251 89207-160
Einen direkten Kontakt finden Sie hier auf unserer Internetseite.
2. Welche Daten verarbeiten wir? Welche Quellen nutzen wir?
1) Die Ausgabe der DeliCard erfolgt anonym, es werden die Transaktionsdaten gespeichert. Diese Transaktionsdaten können enthalten:
- Kartennummer
- Verbrauchergruppe
- Kassen-/Waschmaschinen-/Kaffeemaschinen-/Aufwerter-Nummer (inkl. Ort)
- Datum/Uhrzeit
- Vorgang Aufladung: Wert
- Vorgang Abwertung: Gekaufte Artikel, Einzelpreis, Gesamtpreis
- Zahlungsart: DeliCard
- Restguthaben
2) Nur bei EasyLoad-Nutzern werden zusätzlich der Name und die Bankverbindung gespeichert. Als Datenquelle werden nur die Angaben der EasyLoad-Nutzer und deren Bankkarte verwendet.
3) Bei Beschäftigten des Studierendenwerks wird unabhängig, ob EasyLoad verwendet wird oder nicht, der Name des Beschäftigten einer DeliCard-Nummer zugeordnet.
3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der DeliCard als Zahlungsmittel.
4. Wer bekommt Ihre Daten, wie nutzen wir Ihre Daten?
1) Wir nutzen die Daten aller Transaktionen für verschiedene Auswertungen, die aber niemals im Bezug zu einzelnen DeliCard-Nummern stehen.
2) Wir nutzen die Daten der EasyLoad-Nutzer für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Bei nicht eingelösten Lastschriften erfragen wir die Adressdaten des Kontoinhabers bei seinem Geldinstitut und setzen uns mit dem Karteninhaber in Verbindung. Nach erfolglosem Mahnverfahren können die Daten zur Verfolgung unserer berechtigten Ansprüche an ein Inkassounternehmen weitergeleitet werden.
3) Wir nutzen die Daten der Transaktionen einzelner DeliCards bei Verlustmeldungen und dem Auffinden dieser DeliCards in unseren Räumen. Der verlustmeldende DeliCard-Inhaber wird nach den letzten Vorgängen der Kartenhistorie gefragt. Deckt sich die Angabe mit den festgehaltenen Transaktionen, wird die aufgefundene Karte dem Karteninhaber ausgehändigt.
4) Wir nutzen die Transaktionsdaten (Anzahl Artikel einer Artikelgruppe) in Zuordnung der einzelnen DeliCard um Verkaufsaktionen (z. B. Kaffeebar BonaVista 10 Heißgetränke kaufen, das 11. Heißgetränk ist kostenfrei) abzurechnen.
5) Bei Beschäftigten des Studierendenwerks werden die Transaktionen gespeichert und die ersten 20 Transaktionen innerhalb eines Kalendermonats mit 0,50 € pro Transaktion vom Studierendenwerk rabattiert, wenn diese Transaktion den Wert von mindestens 1,00 € haben.
6) Darüber hinaus werden die Daten intern ausschließlich den Personen in unserem Hause zur Verfügung gestellt, die diese für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs über die DeliCard, der Verbuchung dieser Vorgänge (Rechnungswesen) oder zu einer nicht kartenbezogenen Auswertung benötigen.
5. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Unsere Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt, eine Übermittlung der Daten an andere findet nicht statt.
Wir nutzen für die Abwicklung der Transaktionen die Software eines spezialisierten Dienstleisters. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten; die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Daten werden 10 Jahre aufbewahrt.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 EU-DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 EU-DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß dem Landesdatenschutzgesetz NRW.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, die Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.
8. Widerruf von Einwilligungen
Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.
Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.
9. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.
Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
10. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten.
Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2018
Informationen zum Datenschutz Wohnen:
Wir freuen uns, dass Sie sich für einen Wohnheimplatz in einem unserer Studierendenwohnheime interessieren. Der Datenschutz genießt bei uns einen hohen Stellenwert. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Bewerbung um einen Wohnheimplatz und beim möglichen Abschluss eines Mietvertrags mit uns.
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):
Studierendenwerk Paderborn, Anstalt des öffentlichen Rechts
Mersinweg 2
33100 Paderborn
Telefon: +49 (0) 5251 89207-101
E-Mail: info@stwpb.de
Web: www.stwpb.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Diesen können Sie wie folgt erreichen:
Studierendenwerk Paderborn, Anstalt des öffentlichen Rechts
Mersinweg 2
33100 Paderborn
E-Mail: datenschutz@stwpb.de
1. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten
Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Durchführung des Auswahlverfahrens für die Wohnheimplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrags. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.
Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnheimplatz, beim Abschluss des Mietvertrags oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses.
Ihr Name wird auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild Ihrer Wohnung zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonenapartments kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt.
Falls Sie eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhalten, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.
Bei der Nutzung von Maschinen, technischen Geräten sowie Zählern für Energieverbräuche in den Wohnheimen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen, Geräte und Energieverbrauchszähler anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug aufweisen können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit, Wartung und der Betriebskostenabrechnung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.
Soweit auf einem Wohnheimgrundstück oder im Wohnheimgebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen.
2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bewerbung auf einen Wohnheimplatz ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 (1) lit. a) DSGVO in Verbindung mit der Anbahnung eines Mietvertrages gem. Art. 6 (1) lit. b). Falls die Angaben Ihrer Wohnheimplatzbewerbung ggf. nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen eines sich ggf. anschließenden Mietverhältnisses sind Art. 6 (1) lit. b) und c) DSGVO. Wir benötigen Ihre Daten zur Durchführung des Wohnheimmietvertrags und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden rechtlichen Vorgaben. Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) lit. e) DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.
Im Rahmen eines Mietvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir den Mietvertrag mit Ihnen nicht durchführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig.
3. Aufbewahrungsfristen
Ihre Bewerbung auf einen Wohnheimplatz wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde.
Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit.
4. Datenzugriff, Datenweitergabe an Dritte
Ihre Wohnheimplatz-Bewerbung wird nach Eingang von unserer Wohnheimverwaltung bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.
Wir nutzen für die Bewerberverwaltung, Vergabe und Verwaltung der Wohnheimplätze einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser ist als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet. Wir haben mit dem Dienstleister gem. Art. 28 DSGVO einen sog. „Vertrag zur Auftragsverarbeitung“ geschlossen.
Wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Mietverhältnisses benötigen: Wohnheimverwaltungsabteilung, Hausverwaltungen, Mietbuchhaltung, ggf. Rechnungswesen für Mahnverfahren.
Weitere Empfänger Ihrer Mietvertragsdaten können auch ausgewählte externe Dienstleister sein, z.B. Dienstleister zur Durchführung der Betriebskostenabrechnung, Internet-Provider, die Post oder Sicherheitsdienste. Die genannten Dienstleister erhalten Ihre Daten von uns immer nur in dem Umfang, in dem dies zur Durchführung unserer Aufgaben erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.
Bei einem erfolglosen Mahnverfahren werden die notwendigen Daten an einen Inkassodienstleister weitergeleitet.
5. Ihre Rechte als Betroffene/ Betroffener
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder, abgesehen von der vorgeschriebenen Datenspeicherung zur Geschäftsabwicklung, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte wenden Sie sich dazu mit einer E-Mail an datenschutz@stwpb.de an unseren Datenschutzbeauftragten.
Damit eine Sperre von Daten jederzeit berücksichtigt werden kann, müssen diese Daten zu Kontrollzwecken in einer Sperrdatei vorgehalten werden. Sie können auch die Löschung der Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Archivierungsverpflichtung besteht. Soweit eine solche Verpflichtung besteht, sperren wir Ihre Daten auf Wunsch.
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns per E-Mail an datenschutz@stwpb.de mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.
Wir haben für die Bearbeitung Ihres Anliegens eine gesetzliche Stellungnahmefrist von einem Monat, welche in Ausnahmefällen um zwei weitere Monate verlängert werden kann. Wir sind bestrebt, Ihr Anliegen soweit möglich innerhalb eines Monats nach Zugang vollständig zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir auf Grund gesetzlicher Speicherfristen auch nach einem Antrag auf Löschung noch zur Speicherung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen verpflichtet sein können.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG
Hier erhalten Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Amt für Ausbildungsförderung, wenn ein Antrag auf Ausbildungsförderung gestellt wurde, oder ein Antrag auf Studienstarthilfe, für dessen Bearbeitung das Studierendenwerk Paderborn zuständig ist, sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Datenschutzinformation umfasst nicht die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einem Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG, hierzu finden Sie im Anschluss die speziellen Informationen zum Datenschutz bei einem Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG. Übersicht:
- An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
- Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
- Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
- Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?
- Wer bekommt Ihre Daten?
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
- Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
- Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person?
- Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Studierendenwerk Paderborn AöR
Amt für Ausbildungsförderung Mersinweg 2,
33100 Paderborn
Telefon: 05251/89207-101 E-Mail: gf@stwpb.de Internet: www.stwpb.de
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: Sabine Link, Datenschutzbeauftragte der Ämter für Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW,
c/o Akademisches Förderungswerk AKAFÖ AöR, Universitätsstraße 150, 44801 Bochum E-Mail: datenschutz-bafoeg@studierendenwerke-nrw.de
2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
Wenn Sie einen Antrag auf Ausbildungsförderung gemäß BAföG gestellt haben, oder einen Antrag auf Studienstarthilfe, oder im Rahmen der Bearbeitung eines solchen Antrags zur Mitwirkung verpflichtet sind, werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Beratung zur Studienfinanzierung, insbesondere zu einem Anspruch auf Ausbildungsförderung gemäß Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)
- Erfassung und Bearbeitung des Antrags auf Ausbildungsförderung, Anforderung vollständiger Informationen. Sofern auch ein Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG gestellt wird, werden Ihre Daten auch zu dessen Bearbeitung verarbeitet. Einzelheiten zur Datenverarbeitung speziell nach der Stellung eines Antrags auf Vorausleistung finden Sie in der unten angefügten speziellen Datenschutzinformation
- Treffen aller Feststellungen, die zur Entscheidung über den Antrag erforderlich sind
- Entscheidung über den Antrag, Erlass eines bewilligenden oder ablehnenden Bescheides und ggf. Änderung des Bescheides
- Entscheidung zu Auszahlungen, Verwaltung und Beendigung der AusbildungsförderungRückforderung von zu Unrecht erhaltener Ausbildungsförderung einschließlich eventueller Stundungs- und Vollstreckungsmaßnahmen
- Übermittlung der erforderlichen Daten an die Kreditanstalt für Wiederaufbau bzw. das Bundesverwaltungsamt entsprechend deren Zuständigkeiten für die Darlehensverwaltung und -rückforderung
- Bearbeitung von ggf. eingelegten Widersprüchen, Erlass eines Widerspruchsbescheides und Erfüllung unserer damit zusammenhängenden Aufgaben und Pflichten, insbesondere ordnungsgemäßes Führen der Akten, elektronische Datenverwaltung im BAföG-Fachprogramm, Auswertung zu statistischen Zwecken, sowie zur Erfüllung aller Tätigkeiten, die uns als Amt für Ausbildungsförderung gemäß dem Bundesausbildungsförderungsgesetz BAföG zugewiesen sind.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung eines Antrags auf Ausbildungsförderung und bei allen Tätigkeiten im Zusammenhang mit BAföG-Leistungen erfolgt auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. § 41 BAföG sowie §§ 67 a und 67 b SGB X zur Erfüllung unserer Aufgaben als Amt für Ausbildungsförderung.
4. Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?
Die Datenkategorien sind aus den abgefragten Datenfeldern in den BAföG-Formblättern, Vordrucken und ergänzenden Bearbeitungsformularen ersichtlich, insbesondere
- Stammdaten, z.B. Name, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Familienstand und Elternschaft, Staatsangehörigkeit, Bankverbindung
- Vermögensdaten von antragstellenden Studierenden, Vermögensnachweise
- Einkommen von antragstellenden Studierenden, Eltern, Ehegatten oder Lebenspartnern, insbesondere Einkommenssteuernachweise, Daten zu Miet- bzw. Wohnverhältnissen, Beschäftigungsverhältnissen, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherungen, zu Unterhaltsansprüchen, ggf. Daten zu einer vorliegenden Behinderung oder zu außergewöhnlichen Belastungen
- Daten zur Leistungsgewährung und ggf. zur Rückforderung, z. B. Leistungszeitraum, -höhe und -art, ggf. Zahlungsfähigkeit bei Rückforderungen
- Daten zum Studium, insbesondere Leistungsübersicht, ggf. für den Studienfortschritt relevante Gesundheitsdaten
Zusätzlich werden Bearbeitungsdaten verarbeitet, wie z. B. Zugangs- bzw. Versanddaten, Aktennotizen oder sonstige Verwaltungsdaten.
Die Daten stammen von den Antragstellenden selbst sowie den in den Antragsformularen genannten Quellen, zum Beispiel von Eltern, dem Ehegatten/der Ehegattin oder dem Lebenspartner/der Lebenspartnerin. Zudem werden – soweit dies rechtlich zulässig und für die Sachbearbeitung erforderlich ist – personenbezogene Daten im Rahmen der Amtsermittlung erhoben, wie z. B. bei einer Anschriftenermittlung oder bei einer Überprüfung und Bearbeitung von Angaben.
5. Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Daten werden von den Beschäftigten des Studierendenwerks verarbeitet, durch die jeweils zuständigen Personen. Zuständig sind nicht nur einzelne Beschäftigte, sondern arbeitsteilig die Teams mit Stellvertretungen und Vorgesetzten. Post und E-Mails werden entsprechend der internen Zuständigkeitsregelungen zur Bearbeitung intern weitergeleitet, das gilt insbesondere im Falle von Abwesenheit (Urlaub, Krankheit etc.).
Es erfolgt eine Übermittlung der erforderlichen Daten an diejenigen Stellen, die entsprechend der gesetzlichen Festlegungen in Ihrer jeweiligen Studienfinanzierung für die Darlehensverwaltung oder – rückforderung zuständig sind, insbesondere an das Bundesverwaltungsamt und die Kreditanstalt für Wiederaufbau.
Im zulässigen Umfang werden auch Dienstleister in die Bearbeitung einbezogen, die Ihre Daten vertragsgebunden verarbeiten und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet sind, insbesondere IT-NRW (Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen) als IT-Dienstleister und als Rechenzentrum für das Fachprogramm zur BAföG-Verwaltung.
Ihre personenbezogenen Daten können außerdem an folgende Empfänger übermittelt werden:
- Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Einkommen sowie zum Einkommen Ihres Ehegatten/Ihrer Ehegattin oder Ihres Lebenspartners/Ihrer Lebenspartnerin und ggf. zum Einkommen Ihrer Eltern können beim zuständigen Sozialleistungsträger, beim Sozialversicherungsträger, beim Finanzamt und bei dem jeweiligen Arbeitgeber sowie durch eine Kontenabfrage nach § 93 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.
- Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Vermögen können durch einen Datenabgleich (§ 41 Abs. 4 BAföG i. V. m. § 45d EStG) und durch eine Kontenabfrage nach
§ 93 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
- Die geleisteten Darlehen einschließlich der zugehörigen personenbezogenen Daten werden von uns zum Zweck des Darlehenseinzugs dem Bundesverwaltungsamt (BVA) übermittelt (§ 39 Abs. 2 BAföG).
- Im Fall der Inanspruchnahme von Ausbildungsförderung in Form eines verzinslichen Bankdarlehens der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) nach § 18c BAföG werden die für die Darlehensrückerstattung erforderlichen Daten zwischen der KfW und dem Bundesverwaltungsamt (BVA) ausgetauscht. Die KfW übermittelt die Auszahlungsdaten an uns.
- Ihre Daten, insbesondere Ihre Adressdaten bzw. Kontoinformationen, werden zur kassenmäßigen Abwicklung der Leistungen (z.B. Auszahlung der Gelder) an die zuständige Landeskasse und von dieser an Kreditinstitute (z.B. kontoführende Bank des Auszubildenden) weitergegeben.
- Im Falle einer nicht beglichenen Forderung gegen Sie werden Ihre personenbezogenen Daten an die in den Bundesländern zuständigen Vollstreckungsbehörden weitergegeben, z.B. an die für Vollstreckung zuständigen Amtsgerichte und Gerichtsvollzieher, je nach dem Landesvollstreckungsgesetz. Dies ist möglich, wenn Sie zum Beispiel eine Überzahlung erhalten haben, die von uns zurückgefordert, von Ihnen aber nicht bezahlt wird.
- Zur Ausübung der Fach- und Rechtsaufsicht durch die zuständigen Behörden können Ihre Daten an diese Behörde weitergegeben werden, insbesondere an die Bezirksregierung Köln. Dies gilt ebenso im Falle von Prüfungen durch den Landes- oder den Bundesrechnungshof (Landeshaushaltsordnung, Bundeshaushaltsordnung).
- Die Daten zum Bezug des Kranken- und Pflegeversicherungszuschlags werden im Rahmen des Meldeverfahrens nach § 10 Abs. 4b EStG an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen der deutschen Rentenversicherung (ZfA) weitergegeben.
- Im Rahmen der Antragsbearbeitung können auch Rentenstellen zum Einkommen befragt und Ihre Daten an das zuständige Jobcenter/an die zuständige Agentur für Arbeit (ARGE) weitergegeben werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.
- Die Angaben zum Einkommen eines Elternteils, des Ehegatten/der Ehegattin oder des Lebenspartners/der Lebenspartnerin werden dem Auszubildenden im Bewilligungsbescheid (BAföG-Bescheid) mitgeteilt. Elternteile, der Ehegatte/die Ehegattin oder der Lebenspartner/die Lebenspartnerin des Auszubildenden können der Weitergabe dieser Daten an den Auszubildenden mit Ausnahme des Betrages des angerechneten Einkommens unter Angabe von Gründen widersprechen (§ 50 Abs. 2 S. 3 BAföG). Dann erfolgt eine Abwägung mit den Interessen des Auszubildenden und die Weitergabe findet nur statt, wenn die Interessen des Auszubildenden überwiegen.
In Einzelfällen sind im gesetzlich vorgegebenen zulässigen Rahmen weitere Übermittlungen möglich.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt und auch nicht an eine internationale Organisation.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen des Bundes und der Länder für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Speicherdauer von personenbezogenen Daten kann bis zu 12 Jahre nach der letzten Rückzahlung des BAföG-Darlehensanteiles betragen, bevor die Daten endgültig gelöscht werden. BAföG-Förderungsakten werden in der Regel 6 Jahre nach Ablauf der letzten Förderungshöchstdauer vernichtet bzw. gelöscht. Daten des Antrags auf Studienstarthilfe werden nach Abschluss des Bewilligungsverfahrens so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen des Bundes und der Länder für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist – in der Regel mindestens zehn Jahre.
7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Falls notwendige Informationen zur Bearbeitung eines Antrags auf Ausbildungsförderung nicht vorliegen, hat dies in der Regel zur Folge, dass über den Antrag nicht abschließend entschieden werden und infolgedessen auch keine Förderungsleistung bzw. keine Fortsetzung der Ausbildungsförderung erfolgen kann, oder ggf. Leistungen nur unter Vorbehalt erfolgen.
Bei der Verwaltung der Leistungen gemäß BAföG gilt das Sozialrecht:
- Für die Antragstellenden gelten Mitwirkungspflichten gemäß §§ 60 bis 62, 65 SGB I: Wer Sozialleistungen beantragt oder erhält oder Leistungen zu erstatten hat, ist zur Bereitstellung der erforderlichen Daten verpflichtet.
- Die Verpflichtung der Ausbildungsstätte, der Eltern, des Ehegatten/der Ehegattin oder des Lebenspartners/der Lebenspartnerin, des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, der Zusatzversorgungseinrichtung, zur Angabe der für die Bearbeitung erforderlichen Daten ergibt sich aus §§ 47, 48 BAföG. Die Auskunftsverpflichtung gemäß § 47 BAföG kann auch zwangsweise durchgesetzt werden.
8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person?
Sie haben das Recht
- auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
- auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- der Verarbeitung zu widersprechen gemäß Art. 21 DSGVO.
Gegebenenfalls gelten dabei die Besonderheiten und Einschränkungen des Sozialdatenschutzrechts.
Für den Fall, dass für eine bestimmte Datenverarbeitung ausnahmsweise von Ihnen eine Einwilligung erforderlich war und erteilt wurde, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.
Um zu verhindern, dass eine unberechtigte Person Ihre Datenschutzrechte geltend machen kann, werden Sie gebeten, sich zur Ausübung dieser Rechte zu identifizieren.
Es besteht ein Beschwerderecht bei unserer Datenschutzbeauftragten und bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38 424-0, E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de
9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Zusätzlich zu diesem Informationsblatt wird auf alle Informationen verwiesen, die Ihnen schon über das Studierendenwerk vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und die Datenschutzbeauftragte. Diese helfen Ihnen gerne weiter.
Stand: Januar 2026
Bitte beachten Sie die Folgeseiten:
Informationen zum Datenschutz bei einem Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG
Informationen zum Datenschutz bei einem Antrag auf Vorausleistungen gemäß § 36 BAföG
Hier erhalten Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Stellung eines Antrags auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG.
Diese Datenschutzinformation erfolgt ergänzend zu der Datenschutzinformation „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“, die dort beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Verwaltung der Ausbildungsförderung gemäß BAföG findet weiterhin statt. Übersicht:
- An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
- Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
- Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
- Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?
- Wer bekommt Ihre Daten?
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
- Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
- Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person und wie können Sie weitere Informationen erhalten?
1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Siehe oben, die Daten sind identisch mit den Angaben in der Datenschutzinformation „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“.
2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
Wenn Sie einen Antrag auf Vorausleistung gestellt haben oder als Elternteil im Rahmen der Bearbeitung eines solchen Antrags zur Mitwirkung verpflichtet sind, werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Beratung zur Vorausleistung
- Antragsbearbeitung, Anforderung vollständiger Informationen, Treffen aller Feststellungen, die zur Entscheidung über die Ausbildungsförderung erforderlich sind
- Erlass eines bewilligenden oder ablehnenden Bescheides und ggf. Änderung des Bescheides
- Entscheidung zu Auszahlungen, ggf. Rückforderungen, Verwaltung und Beendigung von Vorausleistungen
- Feststellung, ob ein übergegangener Unterhaltsanspruch gemäß § 37 BAföG besteht, unter Anwendung und Beachtung der zivilrechtlichen Regelungen zum Unterhaltsrecht
- Soweit aufgrund von § 37 BAföG ein übergegangener Unterhaltsanspruch besteht: Durchsetzung dieses Unterhaltsanspruchs gegen die Eltern, auch ggf. im Weg der Klage, unter Anwendung und Beachtung der zivilrechtlichen Regelungen zum Unterhaltsrecht, insbesondere §§ 1601 – 1615n BGB, dazu gehört auch die nach § 1605 BGB vorgeschriebene Auskunftserteilung gegenüber dem Elternteil / den Elternteilen,
und Erfüllung unserer damit zusammenhängenden Aufgaben und Pflichten, insbesondere ordnungsgemäßes Führen der Akten, Datenverwaltung im BAföG-Fachprogramm, Auswertung zu statistischen Zwecken, sowie zur Erfüllung aller Tätigkeiten, die uns als Amt für Ausbildungsförderung gemäß dem Bundesausbildungsförderungsgesetz BAföG zugewiesen sind.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. § 41 BAföG sowie §§ 67 a und 67 b SGB X zur Erfüllung unserer Aufgaben als Amt für Ausbildungsförderung.
4. Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?
Es werden die Daten verarbeitet, die schon aus der Förderungsakte bekannt sind, insofern wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „4. Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?“
Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die uns bei der Beratung, im Rahmen unserer Antragsbearbeitung und im Rahmen der Verwaltung der Vorausleistung zur Verfügung gestellt werden.
Die Datenkategorien sind ersichtlich aus den abgefragten Datenfeldern des Antrags auf Vorausleistungen gemäß § 36 BAföG, insbesondere Stammdaten und Daten zur finanziellen Situation des/der antragstellenden Studierenden wie Einkommen, Kindergeld, Unterhalt oder Unterhaltsansprüche, um die Gefährdung der Ausbildung festzustellen.
Es werden außerdem die Daten verarbeitet, die entsprechend den Vorschriften des Unterhaltsrechts erforderlich sind, um festzustellen, ob gemäß § 37 BAföG ein übergegangener Unterhaltsanspruch besteht. Soweit dieser besteht, werden dann die Daten verarbeitet, die erforderlich sind, um diesen Anspruch gegen die Unterhaltsverpflichteten, das sind in der Regel ein Elternteil oder beide Elternteile, geltend zu machen. Diese Daten betreffen Verhältnisse des unterhaltsberechtigten studierenden Kindes und Verhältnisse beider Elternteile (einschließlich deren Ehegatte und aller Unterhaltsberechtigten). Alle Datenkategorien zur Feststellung und Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen oder Regressansprüchen werden dabei verarbeitet, das sind zum Beispiel
- Verwandtschaftsverhältnisse, alle bestehenden Unterhaltspflichten oder –rechte
- Zeitraum, Höhe und Art von geleistetem Unterhalt,
- Nachweise zu Darlehensbelastungen, Krediten etc.
- Angaben zu eigengenutzten Immobilien
- Dauer und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen
- Einkommens- und Vermögensnachweise, gegebenenfalls auch Einkommensangaben zu den Einkünften des neuen Ehepartners bzw. der neuen Ehepartnerin eines Elternteils. Im Volljährigenunterhalt werden von den Elternteilen Daten zum Einkommen aus Vermögensanlagen wie zum Beispiel Dividenden, Zinserträge etc. abgefragt, aber keine Daten zum Vermögensstamm.
- Daten der Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, ggf. Daten zu einer vorliegenden Behinderung oder zu außergewöhnlichen Belastungen
- Nachweise zu Lohnersatzleistungen (z.B. Krankengeld, Arbeitslosengeld) sowie zu sämtlichen anderen Sozialleistungen und Rentenbezügen
- Daten zum Ausbildungs- und Studiumsverlauf des/der Auszubildenden, einschließlich der Abschlusszeugnisse
- Gesundheitsdaten des/der Auszubildenden, die für den Studienfortschritt relevant sind.
Zusätzlich werden Bearbeitungsdaten verarbeitet, wie z. B. Zugangs- bzw. Versanddaten, Aktennotizen oder sonstige Verwaltungsdaten.
Die Daten stammen von den Antragstellenden selbst sowie den in den Antragsformularen bzw. Vordrucken genannten Quellen. Zudem werden – soweit dies rechtlich zulässig und für die Sachbearbeitung erforderlich ist – personenbezogene Daten im Rahmen der Amtsermittlung erhoben, wie z. B. bei einer Anschriftenermittlung oder bei einer Überprüfung und Bearbeitung von Angaben.
5. Wer bekommt Ihre Daten?
Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „5. Wer bekommt Ihre Daten“. Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.
Bei der Vorausleistung gilt darüber hinaus:
Die Eltern werden zu dem Antrag auf Vorausleistung in der Regel angehört. Wenn vom Amt für Ausbildungsförderung gegen die Eltern ein übergegangener Unterhaltsanspruch geltend gemacht wird, greifen unterhaltsrechtliche prozessuale Rechtsvorschriften. Das in Anspruch genommene Elternteil hat gegen das Amt für Ausbildungsförderung einen unterhaltsrechtlichen Auskunftsanspruch gemäß § 1605 BGB.
- Bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen erhält das in Anspruch genommene Elternteil Daten des Kindes, die dem Amt für Ausbildungsförderung vorliegen, soweit das Amt für Ausbildungsförderung verpflichtet ist, gemäß § 1605 BGB Auskunft zu erteilen. Bei den Daten des Kindes kann es sich ggf. zugleich auch um Daten weiterer Personen handeln, beispielsweise Daten des anderen Elternteils.
- Bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen ist das Amt für Ausbildungsförderung verpflichtet, gegenüber dem in Anspruch genommenen Elternteil die gemäß § 1605 BGB vorgeschriebene Auskunft über Einkünfte und Belastungen eines nicht in Anspruch genommenen Elternteils zu erteilen.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Daten des Vorausleistungsverfahrens werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen des Bundes und der Länder für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Insbesondere werden sie nicht gelöscht, bevor der übergegangene Unterhaltsanspruch vollständig bezahlt wurde, erwirkte gerichtliche Titel sind in der Regel 30 Jahre gültig. Falls der übergegangene Unterhaltsanspruch bezahlt wurde, werden alle Daten spätestens 12 Jahre nach der letzten Rückzahlung des BAföG-Darlehensanteiles gelöscht.
Sofern keine Geltendmachung von Rechtsansprüchen mehr anhängig ist oder zu erwarten ist und sofern die übergegangenen Unterhaltsansprüche vollständig bezahlt sind, werden die Akten des Vorausleistungsverfahrens in der Regel 10 Jahre nach Ablauf der letzten Förderungshöchstdauer vernichtet bzw. gelöscht.
7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?“ Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.
Für die Eltern besteht, zusätzlich zur Auskunftsverpflichtung gemäß § 47 BAföG, im Vorausleistungsverfahren eine weitere Auskunftsverpflichtung:
Zur Feststellung und Geltendmachung des übergegangenen Unterhaltsanspruchs besteht für die Eltern gegenüber dem Amt für Ausbildungsförderung die Auskunftspflicht gemäß § 1605 BGB.
8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person und wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person?“ und unter „9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?“ Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.
Stand: Januar 2026
Datenschutzerklärung Videosprechstunde
Wir freuen uns, dass Sie unsere Videosprechstunde nutzen möchten. Der Datenschutz genießt in unserem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer Beratung per Videosprechstunde.
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Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt.
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1. Verwendete technische Plattform
Wir verwenden zur Durchführung unserer Videosprechstunden die Software „REDconnect“ der Fa. RED Medical Systems GmbH, Lutzstr. 2, 80687 München. REDconnect erfüllt die Anforderungen der kassenärztlichen Bundesvereinigung zur Verwendung für ärztliche Videosprechstunden. Wir haben mit der Fa. RED Medical Systems einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenverarbeitung durch RED Medical Systems erfolgt ausschließlich in Deutschland.
2. Terminvereinbarung
Die Anmeldung zur Videosprechstunde erfolgt über die Webseite des Studierendenwerks. Dort sind von Ihnen mindestens folgende Angaben einzutragen:
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (für mögliche Rückfragen)
- Persönliche Nachricht mit möglichen Angaben zum Gesprächstermin
- Drei Terminwünsche
Sie erhalten die Einladung zur Videosprechstunde einschl. des Einwahllinks per unverschlüsselter E-Mail an die von Ihnen in der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse.
3. Durchführung der Videosprechstunden
Zu Beginn des Videoberatungsgesprächs erfolgt von Ihrer und unserer Seite eine Vorstellung aller jeweils im Raum anwesenden Personen. Die Anwesenheit von oder ein Mithören durch andere Personen ist nicht zulässig.
Die Video-, Sprach- und Textübermittlung im Rahmen der Videosprechstunde erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt und ist somit optimal gesichert.
Von der Videosprechstunde werden unsererseits keinerlei handschriftlichen oder automatisierten Aufzeichnungen oder Transkripte angefertigt. Ihre Anmeldedaten werden unmittelbar nach der Beendigung der Videosprechstunde mit Ihnen gelöscht.
Bitte stellen Sie im Sinne des Schutzes Ihrer Privatsphäre, eines störungsfreien Ablaufs und der Gewährleistung des Datenschutzes sicher, dass Sie sich während des Videoberatungsgesprächs in einem geschlossenen Raum befinden, der eine angemessene Privatsphäre bietet
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Videosprechstunde ist gem. Art. 6 (1) lit. a) DSGVO Ihre Einwilligung, die Sie uns im Rahmen der Anmeldung zur Videosprechstunde erteilt haben. Diese Einwilligung erfolgte freiwillig. Sie können diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Hierzu genügt eine einfache Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@stwpb.de).
5. Ihre Rechte als Betroffene/ Betroffener
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder, abgesehen von der vorgeschriebenen Datenspeicherung zur Geschäftsabwicklung, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte wenden Sie sich dazu mit einer E-Mail an datenschutz@stwpb.de an unseren Datenschutzbeauftragten.
Damit eine Sperre von Daten jederzeit berücksichtigt werden kann, müssen diese Daten zu Kontrollzwecken in einer Sperrdatei vorgehalten werden. Sie können auch die Löschung der Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Archivierungsverpflichtung besteht. Soweit eine solche Verpflichtung besteht, sperren wir Ihre Daten auf Wunsch.
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns per E-Mail an datenschutz@stwpb.de mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.
Wir haben für die Bearbeitung Ihres Anliegens eine gesetzliche Stellungnahmefrist von einem Monat, welche in Ausnahmefällen um zwei weitere Monate verlängert werden kann. Wir sind bestrebt, Ihr Anliegen soweit möglich innerhalb eines Monats nach Zugang vollständig zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir auf Grund gesetzlicher Speicherfristen auch nach einem Antrag auf Löschung noch zur Speicherung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen verpflichtet sein können.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie – unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs – das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
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